6 Benefícios de Investir em um Escritório Inteligente

Um smart office ou escritório inteligente é um ambiente de trabalho que faz uso da tecnologia no local, para que os funcionários consigam realizar melhor suas atividades, com mais agilidade e segurança. O foco desse espaço é a funcionalidade, a garantia de produtividade e a segurança dos funcionários.

Existem vários benefícios de se investir em um escritório inteligente, que impactam positivamente diferentes setores de uma organização. Porém, é importante que os profissionais compreendam como esse local de trabalho deverá ser usado e as melhorias que podem ser feitas.

Os espaços precisam ser aproveitados de maneira adequada e promovendo adaptação, quando as necessidades do escritório mudarem.

Por fim, as tecnologias relacionadas à automação e à IoT (Internet das Coisas) também são recursos indispensáveis para smart office, tais como as ferramentas que facilitam a interação, os aplicativos para melhorar a comunicação e as soluções para coleta, processamento e análise de dados. Veja, a seguir, 4 vantagens do uso de escritórios inteligentes!

1) Agendamento De Salas E Equipamentos

Hoje, os escritórios são locais de colaboração, com clientes e colegas de todo o mundo se reunindo pessoalmente ou por videoconferência. Para que esse modelo de negócio ocorra, os espaços reserváveis ​​são essenciais. Através de um aplicativo feito para o escritório, é possível visualizar espaços disponíveis mais próximos, em tempo real. O status das salas e espaços em geral também é atualizado frequentemente. Por exemplo, talvez uma reunião tenha acabado mais cedo e a sala esteja disponível antes do horário agendado. Sensores podem ser instalados nas salas para resolver o problema de espaços reservados que não estão em uso. Auxiliando diretamente na otimização de recursos.

Em tempos de pandemia e distanciamento social, essa solução se faz ainda mais indispensável. Se sua sala de reunião ou mesa de trabalho atingir sua capacidade máxima de distanciamento social, o sistema ajuda a localizar uma sala adicional próxima que esteja disponível, para dar sequência aos processos organizacionais. Na mesma plataforma, é possível fazer o rastreamento de contatos entre funcionários, para evitar a disseminação de doenças, como o Covid-19.

2) Aumento Da Produtividade

Um escritório inteligente faz uso de soluções que diminuem as atividades físicas e aliviam a carga cognitiva dos funcionários. As atividades repetitivas passam a ser automatizadas, e os profissionais se concentram em atividades realmente importantes, para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Ao contar com as soluções de smart office, os empreendedores elevam a produção dos seus funcionários, reduzem a frustração e o tempo dispensado à realização de tarefas manuais. Inclusive, através do uso do wayfinding é possível encontrar colegas e destinos desejados, de forma autônoma. Essa funcionalidade te guia até a localização pretendida.  Com a automação de diversas atividades, o profissional tem a oportunidade de ocupar todo o seu expediente em tarefas realmente importantes.

3) Melhor Uso Do Espaço

Um problema muito comum nos ambientes corporativos é a falta de espaço. O escritório inteligente otimiza o uso dos locais por meio de soluções que analisam os espaços e descobrem quais são mais ou menos usados. Dessa forma, salas podem ser remodeladas para se adequarem melhor a necessidade de uso dos funcionários de modo a contribuir para uma maior integração do ambiente de trabalho. Com base nos dados coletados, o gestor pode analisar as informações para tomar decisões melhores sobre a configuração dos ambientes. 

Também é possível monitorar pessoas, saber horários de pico e de maior circulação em determinados lugares, podendo inclusive evitar possíveis aglomerações. Para isso, usam-se indicadores de visitação como mapas de calor.

4) Redução De Custos

Um escritório inteligente passa a não ter mais a necessidade de contratar trabalhadores para funções burocráticas e repetitivas, diminuindo  drasticamente o número de colaboradores. Um exemplo simples é a automação do atendimento telefônico. Com um menu de opções, o cliente é direcionado ao setor desejado sem intermédio dos funcionários. O atendente só é acionado quando a situação é atípica e não contemplada no menu. O mesmo acontece quando se tem visitantes e/ou convidados no prédio. É possível fazer seu checkin de modo automatizado, através da plataforma.

5) Melhorar A Comunicação Interna

6) Agilidade

Frequentemente, a falta de comunicação e o fluxo de informações escassas podem ser a razão pela qual organizações tenham um desempenho de baixa performance. O uso de soluções tecnológicas nos escritórios, permite estabelecer uma comunicação simples e unificada entre os setores e times. Através do uso de aplicativos de mensagens instantâneas, você pode criar e gerenciar grupos separados para  funcionários e organizar as tarefas de acordo com demandas específicas. Desse modo, com a comunicação aberta, facilitada e acessível, todos na companhia estarão alinhados, tendo conhecimento de todos os processos.

Saber fazer uma boa gestão de tempo significa saber gerir pessoas, equipamentos e demais recursos. A administração bem executada, é um elemento indispensável e determinante para o  sucesso ou o fracasso de qualquer negócio. Com o uso de soluções tecnológicas, você pode criar planos e programações eficientes para atingir os objetivos de negócios no prazo. Fazendo uso de agendas virtuais, seus funcionários podem verificar suas tarefas diárias e monitorar seu progresso para atingir as metas dentro do prazo.

Além disso, todo cliente deseja ser atendido de maneira rápida e ágil. Quanto menos tempo tiverem que esperar por determinado serviço, mais satisfeitos ficarão e as probabilidades de fecharem negócio com os concorrentes diminuirão.

Como a Zapt Tech pode te ajudar a desenvolver um escritório inteligente?

Nossa empresa é conhecida por ser pioneira em soluções de tecnologias baseadas em localização interna. Desenvolvemos técnicas próprias de mapas indoor e wayfinding assim como rastreamento de ativos e pessoas (asset tracking). Integramos a IoT e IA às nossas soluções indoor, sempre acompanhando as tendências de mercado para entregar mais eficiência e modernidade.

Para saber como tornar seu ambiente de trabalho em um espaço inteligente, entre em contato com a gente através do email: contato@zapt.tech e agende uma reunião conosco.Conecte-se conosco no Linkedin e no Instagram.